Når du udarbejder en faktura – eller får andre til det – er det et dokument, der sendes til kunden, for at vedkommende kan betale for en ydelse eller vare, der er købt. Fakturering var førhen en bogholders fornemmeste opgave i mange tilfælde. Bogholderen er siden da flere steder blevet udskiftet med online faktureringsportaler. Det meste er blevet digitaliseret for at gøre det nemmest og billigst for alle parter.
Mange private genkender fakturaer som regninger, hvilket også er korrekt. En faktura er en retmæssig opkrævning for en solgt vare eller ydelse. Oftest vil det være en god idé tilføje en betalingsfrist, når du udarbejder fakturaer, selvom det ikke er et lovkrav. Det vil både være en service for kunden at vide, hvornår vedkommende skal betale, men det vil også sandsynliggøre, at du får dine penge inden for en overskuelig tid. Du ved desuden også, hvis du ikke får pengene rettidig og kan derved sende en rykker.
Rykker
Hvis en kunde ikke har betalt sin faktura rettidigt, kan du sende en rykker. En rykker er en påmindelse til kunden om, at der er en ubetalt faktura. En rykker er som regel tillagt et rykkergebyr, som tillægges den oprindelige fakturas betalingsbeløb. Rykkergebyret må maksimalt være 100 kr. På rykkeren er angivet en ny betalingsfrist af beløbet pålagt rykkergebyret. Der kan sendes rykkere ad flere omgange, der hver gang er tillagt et nyt rykkergebyr. Det bliver altså dyrere for kunden ikke at betale det skyldige beløb.
Kreditnota
En faktura er bogført og kan ikke ændres, når den først er oprettet og afsendt. Hvis der efterfølgende skal foretages ændringer ved f.eks. returret eller prisafslag på grund af fejler eller mangler, skal der oprettes et særskilt dokument for dette. Det kaldes en kreditnota.
Kreditnotaen kan fungere på to forskellige måder, alt efter om kunden har betalt den oprindelige faktura eller ej. Har kunden betalt, skylder du som virksomhed kreditnotaens beløb, og det er op til dig at betale eller overføre beløbet tilbage til kunden. Det er lettere, hvis fakturaen endnu ikke er betalt; så kan kunden blot trække kreditnotaens beløb fra fakturaens og betale differencen.
Såfremt kunden har en betalingsaftale hos dig og venter på flere varer eller ydelser, kan kreditnotabeløbet i stedet modregnes på den næste faktura.
Læs mere på www.fakturaservice.dk